Entlastung

Nicht immer fällt es im Arbeitsalltag leicht, Prioritäten zu setzen und zweckmässig nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen. Meist drängt sich das Dringliche in den Vordergrund, zumal wichtige Aktivitäten häufig einen zusätzlichen Aufwand, nicht selten auch zusätzliche Kompetenzen erfordern und die sich Wirkung nicht unmittelbar, sondern erst mit einer gewissen Verzögerung einstellt. So bleiben beispielsweise aus Zeitmangel grundsätzliche Verbesserungen von Arbeitsprozessen liegen, obwohl sie längerfristig betrachtet erhebliche Einsparungen hinsichtlich Kapazitäten, Kosten und Zeit zur Folge hätten.

Oftmals ist es sinnvoll, einmalig anfallende Aufgaben mit Hilfe externer Ressourcen ausführen zu lassen – sei es aufgrund des Mangels an Zeit, Kapazität oder speziellen Kenntnissen. Sofern sich solche Aufgaben zeitlich und sachlich klar abgrenzen lassen, können die internen Ressourcen geschont und für ihren primären Zweck eingesetzt werden. Ebenfalls nicht zu unterschätzen ist die Auswahl und der Einsatz von Tools und deren Verbindung mit entsprechenden Schnittstellen.

Entlastung und Unterstützung

Projektaktivitäten

Im Idealfall sind die von einem Projekt Betroffenen Teil des Projektteams oder mindestens adäquat vertreten und an der Erarbeitung des Projektergebnisses beteiligt. Zudem sind in jedem Fall bei der Besetzung der Projektleitung interne gegenüber externen Ressourcen vorzuziehen. Leider richtet sich auch hier die Realität nicht nach dem Ideal, da interne Ressourcen ausgelastet sind oder aus anderen Gründen Rolle im Projekt nicht wahrnehmen können. Folge davon sind Engpässe im Projekt, Verzögerungen oder gar ein Projektstillstand. Der punktuelle Einsatz externer Ressourcen im Sinn einer Entlastung für zeitintensive Aufgaben oder Aufgaben, die spezielle Kenntnisse erfordern, kann in solchen Fällen helfen, das Projekt auf Kurs zu halten. Voraussetzung ist eine klare Abgrenzung der Zuständigkeiten und Einhaltung der Entscheidungswege, da die letztendliche Verantwortung immer bei internen Stellen liegt. Die punktuelle oder temporäre Übernahme von Projektaufgaben lässt zusätzlich hervorragend mit einem Training On-the-Job kombinieren.

Hilfsmittel

Bestimmt wird auch ein Projekt ohne formulierte Ziele ein Ergebnis hervorbringen - vermutlich jedoch kaum, was zu Beginn beabsichtigt war. Nur klar formulierte und spezifizierte Ziele ermöglichen unmissverständliche Anforderungen gegenüber allen Beteiligten zu kommunizieren.
Zudem lenken sie den Fokus in eine gemeinsame Richtung, erlauben eine Überprüfung des effektiven Projektfortschritts und die unerlässliche Erfolgskontrolle.

Mikro-Applikationen

Der Einsatz elektronischer Hilfsmittel hat in den vergangenen Jahren enorm zugenommen und wird in Zukunft mit Sicherheit nicht abnehmen. Hier Schritt zu halten und den vielfältigen Bedürfnissen von Kunden (Bsp. Kommunikation, Kundendienst, Fakturierung), Lieferanten (Bsp. Bestellwesen), Partnern (Bsp. Datenaustausch, Auswertungen) oder den eigenen Prozessen entgegenzukommen, stellt nicht nur eine grosse Herausforderung dar, sondern kann erhebliche Investitionen bedeuten. Vor allem kleinere Unternehmungen, bei welchen noch ältere Generationen von IT-Systemen im Einsatz sind, sehen sich in Gefahr, den aktuellen Anforderungen nicht mehr entsprechen zu können. Kommt hinzu, dass auch vermeintliche «Komplett-Lösungen» bei näherer Betrachtung nicht alle Bedürfnisse abzudecken vermögen. Ein möglicher Lösungsansatz in solchen Fällen sind sogenannte Mikro-Applikationen, die in die bestehende Infrastruktur integriert werden, gezielt die vorhandenen Lücken schliessen können und offen für zukünftige Entwicklungen sind.

Schnittstellen

Im Zusammenhang mit der fortschreitenden Digitalisierung nimmt das Thema «Schnittstellen» eine zentrale Bedeutung ein. Vielerorts werden mittlerweile mit unterschiedlichen Tools und Software-Produkten Prozesse abgebildet und unterstützt, oftmals verbunden mit mehr oder weniger zahlreichen Medienbrüchen zwischen den einzelnen Tools. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, Antworten auf Fragen wie «Wie kommen die Kundendaten vom Web-Shop ins ERP? Wie kommen die Produktdaten vom ERP in den Web-Shop? Wie kommen die Kundendaten in ein Newsletter-Tool?» zu finden – und das Ganze im Spannungsfeld zwischen Produktivität, Datensicherheit und Datenschutz. Nicht einfacher wird das Thema, wenn eine unternehmensübergreifende Zusammenarbeit angestrebt wird – sei das im Sinn einer Partnerschaft oder in einer Lieferanten-Kunden-Beziehung. Schnittstellen können weitaus mehr, als bloss den Austausch zwischen Datenlieferanten und -empfänger sicherzustellen. Mit dem richtigen Konzept und der zweckmässigen Architektur können sogenannte Daten-Hubs gleichzeitig Interpretations- und Skalierungsaufgaben übernehmen.

Die Kernkompetenz bezüglich der Gestaltung von Geschäftsprozessen kombiniert mit fundierten Kenntnissen über die Möglichkeiten moderner IT-Technologien und deren zukünftige Entwicklung versetzt mich in die Lage, den Einsatz bestehender Tools auf der konzeptionellen Ebene zu beurteilen und im Bedarfsfall Möglichkeiten zur Optimierung zu entwickeln. Ein wesentlicher Teil dabei ist es, die Kommunikation zwischen dem Kunden mit seinen Bedürfnissen und den IT-Spezialisten sicherzustellen, um langfristig tragfähige Lösungen zu erreichen.